Die treeMailS Key-Features im Überblick

Mit treeMailS können Sie E-Mail Signaturen, Werbetexte und Haftungsausschlüsse, sowie Regeln für die E-Mail Kommunikation für Ihr Unternehmen standardisieren und zentral verwalten

Attachement-Policy

Ausschlußlisten

Address Masking

E-Mail-Quota

Vorlagenmanagement
(Flyer, Banner, Slogans)

4-Augen-Prinzip

Mail-Archivierung

Log-Management
E-Mail-Journaling

Mail-Frontends
Lotus Notes, Mobiles, ERP, etc.

Datenimport
Betankung + Datenpflege

Admin-Portal
Rollen + Berechtigungen

Layout-Editor
Signatur-Konfigurator

Keine Schablonenänderung erforderlich

Der Signaturmanager treeMailS ist speziell für IBM Lotus Domino Notes-Infrastrukturen entwickelt worden, orientiert sich am Standard und erfordert keine Änderung an der Mailschablone!

Sie haben den Vorteil jederzeit updatefähig zu sein und verschiedene Lotus Notes-Versionen gleichzeitig bedienen zu können! Sämtliche Funktionalitäten des Signaturmanagers sind auch Offline verfügbar, also ohne aktive Netzwerkverbindung zum Domino Server.

Die mit treeMailS erstellten E-Mails werden immer im Originalzustand (= Mail im Postausgang des Nutzers) versandt und archiviert. Neben der rechtlichen Erfordernis hinsichtlich Archivierung hat dies zum Vorteil, dass der Nutzer sieht, was er verschickt hat. Die Signatur ist Bestandteil der Mail im Postausgang.

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In der Praxis hat es sich eingebürgert, zumindest zwei Signaturen zu verwenden. Eine für interne E-Mails und eine für externe. In internen E-Mails können z.B. Zeichnungsberechtigungen, Firmenname, Straße, Postleitzahl und Ort entfallen. Hierfür brauchen Sie nicht mehrere Signaturen erstellen, es genügt mittels dem Signaturkonfigurator die einzelnen Felder für den Verwendungszweck zu kennzeichnen. Desweiteren ist es Ihnen möglich zu bestimmen, welche Domains wie als Intern zu betrachten sind.

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Unterschiedliche Signaturen

Mit treeMailS setzen Sie auf eine mandantenfähige Lösung die Ihnen quasi unbegrenzte Möglichkeiten zur Abbildung einer internationalen Gruppenstruktur anbietet:

• zentrale Abbildung der Konzernstruktur (Firmen/Bereiche/Person)
• zentrale Verwaltung und Zuordnung aller Signaturen und Layouts
• mehere Signaturen je User möglich
• mehrsprachig einsetzbar

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treeMailS schreibt die Signatur beim "Weiterleiten" oder „Antworten“ in den Text der neuen Nachricht, so wie es auch im Lotus Notes Standard vorgesehen ist.

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Attachement Policy

Sie können den Versand von bestimmten Anhängen grundsätzlich ausschließen bzw. in Abhängigkeit von Kriterien den Versand von E-Mails reglementieren und steuern (4-Augen-Prinzip).

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Ausschlußlisten

Es besteht die Möglichkeit Domains zu benennen, die durch treeMailS nicht bearbeitet werden, d.h. nicht mit einer internen bzw. externen Signatur bzw. Vorlage versehen werden (z.B. SMS- bzw. Faxdomains).

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Address Masking

Der optionale Umschlüsselungmechanismus beim Versenden einer E-Mail auf einen anderen Absender macht treeMailS für CallCenter-Applikationen oder Gruppen-Postfächer interessant. Desweiteren kann treeMailS in den Mailversand von Lotus Domino Applikationen eingebunden werden.

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E-Mail Quota

Zusätzlich zu der bekannten Maßnahme, Nutzern in Abhängigkeit des jeweiligen Aufgabegebietes, limitierte Datenkontigente ( Quotas) zur Verfügung zu stellen, bietet Ihnen treeMailS die Möglichkeit schon beim Versand von Nachrichten zu reagieren.

Sicherlich ist Ihnen die Tatsache bekannt, dass Nutzer versehentlich sehr große Anhänge mit einer E-Mail an einen oder mehrere Empfänger versenden, die dann das System blockieren und die Postfächer zum Überquellen bringen. Mit treeMailS haben Sie die Möglichkeit, E-MailS an der Quelle zu blockieren bzw. den Nutzer darauf aufmerksam zu machen.
 

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Vorlagenmanagement

(Flyer, Banner, Slogans)

teeMailS bietet die Möglichkeit automatisch und benutzerspezifisch Werbevorlagen per E-Mail zu versenden. Hinterlegen Sie zeitgesteuerte Marketingmaterialien z.B. in Form eines PDF oder Banners und informieren Sie so Ihre Kunden schnell und unkompliziert.
 

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4-Augen-Prinzip

treeMailS gibt Ihnen die Möglichkeit bestimmten Personenkreisen unterschiedliche Berechtigungsstufenim Rahmen des E-Mailversands zuzuordnen. Dadurch können z.B. bestimmte Personen -neben der optionalen Variante- gezwungen werden, jede extern versendete E-Mail für einen Kunden, Lieferanten bzw. Behörden bei einem Vorgesetzten zur Genehmigung (4-Augen-Prinzip) vorlegen zu lassen, bevor diese versendet wird.

Der weitgehend automatisierte Workflow sorgt dafür, dass
Mitarbeiter und Vorgesetzte nicht mit zusätzlicher Arbeit belastet werden.

Fazit: Elektronische Post birgt Risiken in sich, wenn bestimmte Regeln außer acht gelassen werden. 
 

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E-Mail-Archivierung

treeMailS bietet optional eine Schnittstelle zur vorgangsbezogenen Archivierung von ausgehenden E-Mails an. Dazu muss der Anwender nach Ausführen der Aktion „Senden“ im Rahmen einer Dialogsteuerung die E-Mail entsprechend Verschlagworten. Anschließend wird diese E-Mail in einer Lotus Notes basierenden Archivdatenbank übertragen. Die Archivierung erfolgt im „Arbeitsfluss“ und dem Anwender werden nur zentral verwaltete Archivstrukturen Verschlagwortung und zur Ablage angeboten.

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Log-Management/E-Mail-Logging

Die treeMailS-Logdatenbank dient zur Protokollierung aller extern ausgehenden E-Mails. Dabei werden neben dem Absender einer E-Mail, der Versendezeitpunkt, der Empfänger, der Genehmiger (falls vorhanden) und die Betreffzeile protokolliert.  In diese Datenbank wird auch das System-Eventlog für die Administration geschrieben. 

treeMailS erstellt optional für jeden Anwender täglich automatisch ein neues Protokolldokument mit obigen Informationen in der Logdatenbank.
 

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Mail-Frontends 
Lotus Notes, Mobiles, ERP, CRM, etc.

treeMailS berücksichtigt den Einsatz unterschiedlicher Mail-Frontends (Full-Client, Mobiles, iNotes, Blackberry, ERP und CRM). 

Weitere Einsatzszenarien:

• E-Mails aus Fremdapplikationen (mittels Lotus Notes Benutzer-ID bzw. SMTP-Adresse), die den Lotus Domino Mailserver nur zum Nachrichtenaustausch verwenden.
   
• die volle Funktionalität wird auch beim Arbeiten in Gruppen-Postkörbe zur Verfügung gestellt, treeMailS behandelt diese wie die persönlichen Mailfiles der Anwender. 

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Der Abgleich zwischen dem Lotus Domino Adressbuch und der treeMailS-Konfigurationsdatenbank ist vollständig automatisiert, d.h. wenn Personendokumete innerhalb des Lotus Domino Adressbuchs verändert  werden, dann werden diese auch in der treeMailS Konfigurationsdatenbank übernommen
 

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